BATCHES

It’s advisable to arrange and organize your batches title, early before you start with any daily transaction. For each transaction to be keyed in, you have  to decide which batch it belongs to. For example, you may maintain 7 batches for each month as below :

Batch No.	Batch Title	Related transactions
1	Sales Journal – Jan 2008	Credit Sales in January
2	Sales Returns Journal – Jan 2008	Sales Return in January
3	Purchases Journal – Jan 2008	Credit Purchases in January
4	Purchases Return Journal – Jan 2008	Purchases return in January
5	Cash Book (Cash) – Jan 2008	Cash received / paid in January
6	Cash Book (Bank) – Jan 2008	Banks received / paid in January
7	General Journal – Jan 2008	Other transaction in January
8	Sales Journal – Feb 2008	Credit Sales in February
9	Sales Returns Journal – Feb 2008	Sales Return in February
10	Purchases Journal – Feb 2008	Credit Purchases in February
11	Purchases Return Journal – Feb 2008	Purchases return in February
12	Cash Book (Cash) – Feb 2008	Cash received / paid in February
13	Cash Book (Bank) – Feb 2008	Banks received / paid in February
14	General Journal – Feb 2008	Other transaction in February

And if the list goes on, eventually you may have 84 batches for the year 2008. 

ACCOUNT TYPE

2 groups:

ü  account types for Balance Sheet ( A- G)

            (Aset,Liabilities,Equity)

ü  account types for Income Statement (H-M)

            (Incomes,COGS, Expenses)

ACCOUNT NUMBER

ACCOUNT NUMBER

You have to assign an account number for every ledger account and individual account. Structure of account number is :

AAAA / BBB

                                                  Primary code         Secondary Code

Basic Chart of account recommended :

Account No.              Related Accounts                                                    Type

1xxx/xxx                    Capital/Retained Earnings, Drawing,                    A,B,C

                                   Long Term Liabilities

2xxx/xxx                    Fixed Assets,                                                            D,E

                                   Provision For Depreciation

           

3xxx/xxx                    Current Assets,                                                        F

                                   Prepaid Expenses

4xxx/xxx                    Current Liabilities,                                                    G

                                   Accrued Expenses

5xxx/xxx                    Sales , Income,                                                       H,I.L.S

                                   Sales Return

6xxx/xxx                    Cost of Goods Sold                                           

7xxx/xxx                    Manufacturing Account                                         J

8xxx/xxx                    Other Accounts                                                      P,T

                                   (Taxation, Appropriation

                                   Account)

9xxx/xxx                     Expenses, Depreciation                                      M

COMPARISON OF MANUAL AND COMPUTERIZED ACCOUNTING

MANUAL                                    VS               COMPUTERISED

•      Journal, Daybook                                             Batch 1,2,3,4,5….

•      Ledger Accounts                                              Chart of Account

•      Double Entries                                                 Add Transaction( Add &Quick entry)

•      Close Ledger Acct.,                                         (Auto generated)
     Compute balance

•      Trial balance                                                    (Auto generated)

•      Financial reports          
    Balance sheet, Profit & Loss Account                (Auto generated)

BENEFITS OF UBS ACCOUNTING CERTIFICATION

•      Increase your employability with a well recognised certification.

•      Enhance your computerised accounting skill.

•      Gain practical knowledge via case study of various business conditions.

•      Equip fresh graduate with practical skill to adapt to marketplace.

•      5 out of 10 Small & Medium Enterprises (SME) use UBS software system

UBS ACCOUNTING SOFTWARE SYSTEM

•      The most popular account or accounting software in Malaysia, famous of its easy-to-use features and great flexibility.

•      Create and maintain full set of accounts for SMEs

•      Consists of 3 modules-Generate Ledger, Debtors Ledger, Creditors Ledger

•      In UBS, all you need to do is just enter the finanacial data from your source documents and you will obtain Journal Listings, Ledgers and all financial reports real time, without having to do posting.

•      Can operated by anyone who with just basic accounting knowledge and minimum knowledge of computer

SISTEM CATATAN BERGU

Setiap urusniaga akan memberi kesan kepada sekurang-kurangnya dua akaun,

Satu akaun didebitkan, dan satu lagi akaun dikreditkan

PERSAMAAN PERAKAUNAN

PERSAMAAN PERAKAUNAN

Aset=Liabiliti+EkuitiPemilik

Apabila diambilkira untung bersih, persamaan akan menjadi seperti berikut:

Aset= Liabiliti+ EkuitiPemilik+ UntungBersih

Untung bersih pula dikembangkan seperti berikut:

Aset = Liabiliti + Ekuiti Pemilik + Hasil –Belanja

Akhir sekali, persamaan ditulis seperti berikut

Aset + Belanja = Liabiliti + Ekuiti Pemilik + Hasil

ASET, LIABILITI, EKUITI PEMILIK, HASIL DAN BELANJA

 ASET

Harta bernilai yang dimiliki oleh sesebuah syarikat untuk menjalankan aktiviti perniagaan

Aset semasa ialah aset yang mudah bertukar menjadi tunai. Contoh: Tunai, Penghutang

Aset bukan semasa adalah aset tahan lama yang digunakan untuk menjalankan aktiviti perniagaan.

Contoh: Kenderaan,Alatan Pejabat

LIABILITI

Liabiliti ialah hutang perniagaan kepada pihak luar

Liabiliti bukan semasa adalah hutang yang dibayar balik dalam satu jangka masa yang panjang iaitu melebihi setahun.

Contoh:Pinjaman Bank.

Liabiliti semasa adalah hutang yang dbayar balik dalam tempoh yang singkat iaitu kurang daripada satu tahun. 

Contoh:Pemuitang,overdraf bank

EKUITI PEMILIK

Ekuiti pemilik adalah hutang perniagaan kepada pemilikan perniagaan yang terdiri daripada modal yang  dilaburkan oleh pemilik dan untung yang diperolehi daripada aktiviti perniagaan.

Pelaburan pemilik dalam perniagaan.

Untung – menambahkan ekuiti pemilik

Rugi – mengurangkan ekuiti pemilik

Ambilan – mengurangkan ekuiti pemilik

HASIL

Hasil ialah wang yang diterima atau yang akan diterima oleh perniagaan pada sesuatu tarikh

Hasil Kendalian – Pendapatan yang diterima secara langsung daripada aktiviti sesuatu perniagaan.                

Contoh restauran-hasil jualan makanan

Hasil Bukan Kendalian – Pendapatan yang diterima secara tidak langsung daripada aktiviti utama sesuatu perniagaan.

Contoh – sewa diterima,faedah

BELANJA

Belanja ialah kos perkhidmatan atau barang yang dibayar apabila menjalankan perniagaan dengan tujuan mendapatkan hasil perniagaan.

Belanja Kendalian – Belanja yg terlibat secara langsung dalam aktiviti sesuatu perniagaan. 

Contoh restauran-sewa kedai,gaji pekerja

Belanja Bukan Kendalian – Belanja yg tidak terlibat secara langsung dalam aktiviti sesuatu perniagaan.        

Contoh restauran-faedah pinjaman,rugi jual aset

KITARAN PERAKAUNAN

Kitaran Perakaunan

KONSEP ASAS PERAKAUNAN

*        Wang sebagai ukuran

Semua urusniaga perniagaan direkod dan dilaporkan dalam nilai ringgit RM

*        Prinsip Catatan Bergu

Setiap urusniaga direkodkan dalam 2 akaun yang berasingan (disebelah debit dan kredit) dengan tarikh dan amaun yang sama

*        Entiti Berasingan

Perniagaan ialah entiti yang berasingan daripada pemiliknya

*        Tempoh Perakaunan

Hayat perniagaan perlu dibahagikan kepada tempoh perakaunan yang sama utk tujuan laporan

*        Kos Sejarah

Kos belian yang direkod kekal dalam buku perakaunan tanpa mengambilkira perubahan nilai dalam  pasaran

*        Berterusan

Perniagaan diandaikan wujud untuk jangkamasa yang panjang

*        Pemadanan

Kos sebenar yang terlibat dibandingkan dengan hasil yang diperolehi utk suatu tempoh tertentu

*        Ketekalan

Kaedah merekodkan yg sama digunakan dalam penyata kewangan

*        Materialiti

Butir-butir yang dianggap material sahaja yang direkodkan